بسیاری از تکنولوژیهای جدید بر پایه این جمله بوجود آمدهاند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سالها از پیادهسازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمانها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام میگیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهرهوری در سازمانها شده است. نتیجه اهداف، اندیشهها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بهصورت اسناد و مدارک نگهداری میشود. این اسناد که با صرف وقت و هزینههای زیاد فراهم میآیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی میباشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامهها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب میگردد. خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعهای از روشهای کاری، نرمافزار و سختافزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار میرود.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکتها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامهریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیشنیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب میشوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان میدهد سازمانها و شرکتهای سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت میکنند و از ۷۰٪ زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمیشود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاههای اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال میکنند، بهصورتی واضحتر نمود پیدا میکند.
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخشهای گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاههای مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکهای رایانهای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند. برخی بخشهای رایج سیستمهای خودکارسازی اداری به شرح زیر است:
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخشهای گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاههای مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکهای رایانهای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند. برخی بخشهای رایج سیستمهای خودکارسازی اداری به شرح زیر است:
بخشهای رایج سیستمهای خودکارسازی اداری
سایر قابلیتها

اطلاعات بیشتر
۱- درگاه سازمانی
۲- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب
۳- تقویم و برنامهریزی روزانه
۴- سیستم روابط عمومی
5- مدیریت فرآیندهای کسب و کار
6- موتور گردش کار
7- طراح گردش کار
8- مدیریت صورتجلسات
9- ارجاع الکترونیکی
10- کتابخانه الکترونیک
11- سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص
12- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
13- تلفن گویا
14- اطلاعرسانی گویا
15- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
16- مدیریت و امنیت ۶ لایه
17- تحلیل دادهها در کسب و کار هوشمند
18- فرم ساز پویا
19- ...
19- ...
مدیریت پیغامها - ایجاد گزارش

اطلاعات بیشتر
1- مدیریت ارسال و دریافت پیام چندرسانهای
2- مدیریت ارسال و دریافت فکس
3- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
4- دفترچه یادداشت روزانه
5- گفتگو و تبادل پیغام
6- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
6- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
7- مدیریت زمانبندی گزارشها
8- گزارشساز پویا
دبیرخانه

اطلاعات بیشتر
1- مدیریت تعداد دبیرخانهها
2- شمارهگذاری نامهها
3- تعریف دستهبندی برای نامهها مانند قبوض، صادره، وارده و ...
2- شمارهگذاری نامهها
3- تعریف دستهبندی برای نامهها مانند قبوض، صادره، وارده و ...
مدیریت کاربران

اطلاعات بیشتر
1- درج، ویرایش و حذف کاربر
2- تعریف امضای کاربر
3- تاریخ مدت اعتبار کاربر
4- مدیریت گروههای کاربران
5- مدیریت دسترسی کاربران