راهنمای انتخاب اتوماسیون اداری - سایان سیستم

راهنمای انتخاب سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری یکی از مهمترین نیازها و نرم افزار های هر سازمانی باشد. اگر شما مکاتبات اداری، فرم های سازمانی، گزارشات و.. بر پایه یک سیستم اتوماسیون ضعیف انجام دهید، شاید در مراحل اولیه متوجه هیچ کمبودی در نرم افزار نشوید ولی بعد از مدتی از افزایش گستره کاربری اتوماسیون و افزایش مکاتبات و کارها، سیستم به شدت به چالش کشیده خواهد شد و دراین موقع تغییر سیستم بسیار کار پیچیده ای خواهد بود با توجه به اینکه مقدار زیادی از داده های سازمانی شما وارد آن شده است

پس بهترین کار ممکن این است که از ابتدا با آگاهی کامل بهترین سیستم ممکن را برای پوشش نیازهای خود انتخاب کنیم

ما دراینجا انتخاب سیستم اتوماسیون اداری را از جنبه های زیر بررسی میکنیم

  • ساختار سازمانی
  • تنظیمات و اطلاعات پایه
  • عملیات مربوط به نامه ها (وارده و صادره)
  • عملیات مربوط به مکاتبات داخلی
  • مدیریت فرم‌ها و گزارشات سازمانی
  • بایگانی و دبیرخانه
  • گزارشات
  • امنیت و حدود دسترسی
  • فکس و ایمیل
  • کارتابل

 

1-ساختار سازمانی

ایجاد ساختار سازمانی جزو مراحل اولیه استقرار سیستم اتوماسیون میباشد و شما باید بتوانید براحتی ساختار درختی سازمان خود را در آن پیاده سازی کنید. از امکاناتی که ماژول چارت سازمانی باید داشته باشد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان تعریف چارت سازمانی بصورت ساختار درختی
  • امکان اضافه / ویرایش / حذف و جابجایی واحد ها
  • امکان مشاهده افراد یک پست سازمانی
  • امکان مشاهده افراد بدون سمت

 

تنظیمات و اطلاعات پایه

          تنظیمات و اطلاعات پایه در صورتی که امکان تعریف دقیق آن باشد باعث جلوگیری بسیاری از کارهای روتین میشود

برای مثال تعیین قالب برای برخی از نامه ها باید همیشه ثابت باشد، و یا اینکه هر فرد در اتوماسیون قالب نامه خاص خود را داشته باشد

در لیست زیر برخی از تنطیمات اتوماسیون اداری سایان آورده شده است

  • امکان تعریف اولویت نامه ها
  • امکان تعریف گروه بندی نامه ها
  • امکان تنظیم ارسال و دریافت نامه بصورت ( فکس، پست، پست الکترونیک )
  • امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان
  • امکان تعریف انواع شرح ارجاع
  • امکان تعریف انواع حالت های شمارنامه به تفکیک دبیرخانه
  • امکان تعرف کاربر و مدیر سیستم
  • و ....

 

عملیات مربوط به نامه ها (وارده و صادره)

عملیات مربوط به نامه‌ها از مهمترین و پایه ای ترین امکانات هر اتوماسیونی میباشد این عملیات گرچه در نگاه اول شاید بسیار بدهی و ساده میباشند ولی در برخی از سیستم ها این کارها وجود ندارد یا به خوبی پیاده سازی نشده است

برخی از عملیات مهم مربوط به اتوماسیون در لیست زیر آمده است :

  • امکان ذخیر کلیه مشخصات نامه مثل تاریخ، فرستنده، عنوان، گیرنده، شمار